Gestão Documental na Web a partir de 49 Reais / Mês

Uma boa Gestão Documental é uma das necessidades mais transversais a todas as Organizações e uma das chaves para as tornar eficientes e competitivas.

 

Se quiser ver mais sobre o funcionamento deste Módulo, pode ver este vídeo:

M505 - Gestão Documental na Web

Full Screen

 

Nas Organizações, trabalha-se muitas e muitas horas com Documentos. Se este trabalho for otimizado, diminuem-se desde logo custos, mas sobretudo ganha-se rapidez e melhora-se o negócio.

Por isso em termos da Gestão das Organizações, a Gestão Documental deve estar no topo das preocupações. Claro que há outras preocupações de topo, nomeadamente ligadas à Gestão Financeira, Comercial e de RH. Mas a Gestão Documental não pode ser esquecida.

Por isso, independentemente deste Módulo poder ser subscrito individualmente, veremos que, em geral, nos Packs de Módulos que propomos para as diversas áreas está sempre presente a Gestão Documental.

Também por isso o Menu de destaques que apresentamos no nosso site começa pela Gestão Documental.  

A Gestão Documental que disponibilizamos é um Serviço que por se adequar a todas as Organizações, pode ser o Ponto de Entrada nas nossas Soluções.

Permite disponibilizar, a qualquer Organização, um Portal onde a mesma pode arquivar e organizar os seus Documentos, indexar, gerir as permissões de acesso, disponibilizar links de acesso público e privado (que podem ser mandados por Skype, e-mail, etc.), e inclusive gerir tarefas associadas aos Documentos, como controle de versões e aprovações.

Por apenas 29 Reais por Mês (pagamento trimestral) são disponibilizados 3 GB de espaço e 1 Login, e não precisa instalar nada; só precisa ter acesso à Internet e quem estiver autorizado pode começar a colocar, pesquisar e aceder a todos os Documentos que o seu perfil de acesso autorizar.

Sempre que precisar de mais espaço e/ou logins, é só aumentar a sua subscrição, aumento que cresce menos que proporcionalmente às capacidades disponibilizadas. Lembramos que 3 GB podem dar para milhares de documentos.

A Gestão Documental deve preocupar-se com todo o ciclo da Documentação

A Gestão Documental deve preocupar-se com todo o ciclo da Documentação, da sua criação à sua utilização e arquivo seguro e bem organizado.

• Quantas vezes é preciso fazer rapidamente um documento e a chave está em encontrar textos que se possam aproveitar para o mesmo ser produzido a tempo e sem falhas.

• Quantas vezes é preciso aceder rapidamente a documentos diversos para responder a uma solicitação do negócio e não dá para os andar a procurar de pasta em pasta ou até de secretária em secretária,

• Quantas vezes é preciso enviar rápido documentos e como seria bom poder mandar-se simples links por Skype ou e-mail para o disponibilizar de imediato a quem dele precisa.

• Quantas vezes alguém quer, dentro ou fora da Organização, consultar documentação para se guiar na execução de determinado procedimento e como seria bom que os links que lhe foram dados para aceder a essa documentação lhe trouxessem sempre a última versão dos mesmos, aquela que está em vigor e não documentos obsoletos que o podem levar a cometer graves erros no procedimento.

Isto são só alguns exemplos para mostrar que a Gestão Documental hoje não se resume a ter pastas para pôr os documentos, sejam em armários ou em computadores.

Este Módulo oferece, portanto, o suporte pretendido. E o ser na Web, na Nuvem, faz toda a diferença - está disponível a qualquer momento e a partir de qualquer lugar para quem esteja autorizado.

Facilidades disponibilizadas para Gestão Documental na Web

Este Módulo, mesmo no seu ponto de entrada de 29 Reais / Mês, já suporta:

• O Upload dos Documentos para a Nuvem, com registo de diversos atributos para sua caraterização, e a Consulta e/ou Download dos mesmos.

• A Classificação dos referidos Documentos de acordo com os Códigos que forem definidos pela Organização.

• A Associação de Descritores Temáticos aos referidos Documentos para reforço das facilidades normais de busca.

• Definição dos acessos permitidos, nomeadamente em termos de quem pode aceder e do que pode fazer em relação aos Documentos a que acede.

• Disponibilização de links privados (exigindo login e password) e públicos para facilmente poderem ser enviados e dessa forma darem acesso aos Documentos.

• Ligações dos Documentos a diversos Subsistemas, conetando-os a Organizações, Pessoas, Departamentos, Contratos, Produtos e muitos outros Itens.

• Associação de Eventos, Atos Administrativos e Trâmites aos Documentos.

• Outputs Diversos e Estatísticas dos Documentos: