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O nosso
Software de Gestão, as dezenas
de Módulos que disponibilizamos,
contribuem para otimizar os
Processos das Organizações, o
seu funcionamento. Mas aqui
estamos a focar-nos nos
processos em si, na sua
definição, execução, controlo e
revisão.
Temos o know-how, os serviços e
as ferramentas necessárias para
otimizarmos os seus Processos em
termos de:
•
Definição dos seus Modelos e
Workflows
•
Execução das tarefas do
processos seguindo os Workflows
definidos
•
Controlo do estado das
tarefas dos processos e do
desempenho das mesmas
•
Revisão e Melhoria contínua dos
Processos
•
Apoio dos Processos numa boa
Gestão Documental
•
Apoio da Gestão dos Processos
em Modelos e Ferramentas de
Business Intelligence
•
Apoio aos Intervenientes nos
Processos com conteúdos e
facilidades de E-learning
Processos e Workflows
Sem entrar em discussões
teóricas, para o que nos interessa em termos de
implementação de soluções
rápidas, económicas e eficazes, deve ser tido em conta que na nossa
metodologia um
Processo compreende Workflows
e que
Worflows têm a ver com Tarefas
afins em termos de obter
determinados fins.
Os
Processos e Workflows são muitas
vezes transversais à organização
envolvendo múltiplos tipos de
intervenientes com papéis
diferenciados em diferentes
departamentos. Já as Tarefas são
em geral executadas por um
determinado tipo de
intervenientes em determinado
departamento.
Com base neste enquadramento,
podemos
intervir numa Organização para a
ajudar a implementar um ou mais
Workflows sem ter de definir os
Processos em toda a sua extensão.
Como atrás referido os workflows
resumem-se a encadear tarefas
para atingir um certo Fim.
Estando
o Fim bem claro e definido é
possível definir o Workflow
necessário e implementá-lo de
forma rápida e económica,
acrescentando desde logo valor à
organização sem necessidade de
aprofundar os Processos em todas
as suas vertentes e
interligações.
Lembramos que os
Workflows contribuem de várias
formas para melhorar o funcionamento das Organizações. Logo na sua
definição a metodologia usada obriga a
repensar as Tarefas que o
compõem e o seu encadeamento, quem intervem e o que faz, etc.
Após implementados são esquemas
simples e fáceis de entender
para todos os que têm atividades
relacionadas com os workflows -
podem
substituir com vantagem
documentação de ajuda
tradicional ao desempenho de
Tarefas.
No
dia a dia passam a dar
suporte
à execução das Tarefas
neles incluídas, permitindo
registar os dados do que é
feito, quem o fez, quando, etc.
Finalmente permitem
monitorar o que está a acontecer
num determinado momento
em todos os workflows, as
tarefas que estão em curso, o
que foi feito e está por fazer,
tempos e outras informações.
Assim a Gestão pode
intervir para acorrer a qualquer
falha e colher
informação essencial à
melhoria contínua dos Workflows
e dos Processos.
Em
muitos casos as nossas Intervenções não precisam ir mais além da implementação
de workflows críticos. Isso permite, em particular em áreas específicas onde
temos muita prática,
desenhar e implementar
workflows, seguindo as melhores práticas mas em poucas horas
e disponibilizar a
execução, no dia a dia, desses
workflkows pelos intervenientes a um muito baixo custo e na Nuvem, ou
seja sem terem de instalar nada!
Note-se que os workflows
suportam quer atividades banais
transversais a todas
as organizações
quer
atividades mais específicas.
Exemplos de Workflows
Por exemplo, no que respeita a
atividades transversais, fazer uma encomenda, uma proposta, admitir um
empregado, tratar uma fatura de um fornecedor, de uma compra de um bem, de um
pedido de reparação, de uma viagem, dos compromissos fiscais do ano. Em geral
coisas que têm de ser iniciadas por alguém, autorizadas por outrem, executadas
por mais alguém e revistas por algum tipo de controlo de qualidade mais tarde,
respeitando formalidades e prazos.
No
que respeita a atividades mais
específicas depende de cada
negócio. Por exemplo, produzir
eventos de diversos tipos,
licenciar obras, fazer uma
auditoria, uma campanha de
publicidade, editar um livro,
produzir algo à medida de um
Cliente, até preparar reuniões
de algum porte e formalidade.
A ideia
é que seguindo os Workflows nada
falhe!
Mas por vezes é preciso mesmo
definir os processos de forma aprofundada tendo em vista inclusive a
documentação de Sistemas de Gestão da Qualidade. A nossa Consultoria e as nossas
ferramentas podem também ajudar nestes casos.
Usamos
ferramentas compatíveis com o standard do mercado, a notação BPMN,
pelo que os Processos definidos nas nossas ferramentas podem ser facilmente
implementados em outras que também respeitem este standard.
Fale connosco sobre
o seu caso!
Não será que tem tarefas que
podem ser encadeadas de uma forma otimizada e executadas e controladas no dia a
dia sempre usando o caminho, os procedimentos e prazos certos? E isso não traria
ganhos para a sua Organização e satisfação para todos?
Contate-nos!
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